作者:艾普特科技集團 產品總監Ada
團隊領導,是門高深的學問。一位績效優異的員工,不代表能夠成為一位好的領導者。當你所要管轄的事物,從自己分內責任,拓展至一個團隊、甚至一整個部門,在面對眾多不可控的人為因子,要能確保每個環節都在軌道上,絕不是個容易的任務。
一位好的領導者,必需掌握兩大要素,具備「領導魅力」,同時善用「管理工具」。
所謂「工欲善其事,必先利其器。」透過以下介紹的三個管理工具,分別從「目標、績效、知識」三面向著手,你也能成為一位領導高效能團隊的優秀主管!
【目標管理工具:OGSM】
OGSM備受推崇的優點在於,只需透過一張紙,即可全部呈現公司的最高願景,到實踐策略的每一步執行動作。
將公司「目標願景Objective」放在最上層,再向下展開「具體目標Goal」與「策略Strategy」並擬定「檢核指標Dashboard」最後落實於「執行項目Plans」(合稱為Measure)。
團隊中的每個人可以根據這張紙對準願景,設定目標,展開工作計畫,卻不至於失焦,而且更容易展現具體結果。
【績效管理工具:Jira】
部門成員每人可能會同時承攬多項專案、各自又有無數的細瑣工項,對主管來說在追蹤個人進度上不僅耗時又費工。
而Jira是一套主打「任務追蹤」與「專案管理」的軟體。當員工根據自身的工作進度與專案完成度,隨時將數據更新於Jira,主管便可輕鬆追蹤專案進度、員工工時與績效數據。
*專案進度管理-Dashboard
通過「圖表化呈現」的儀表板,進行專案進度的控管與分析報告 Dashboard 也可作為員工的工作管理,能在一個頁面上就獲取一週、一個月、一季的所有工作計畫,包括時間排程、進度管理與分析。
*工時管理-Worklog 工時登錄
每天例行上報工時,填報進度與記錄異常,達到個人效率管理。
*績效考核-Story Point
Story point 是實踐一項任務中所需付出時間的相對度量,它是用來評估故事困難的程度,不管團隊的大小或是任務是甚麼,都可以作為衡量與績效提升的基準參考。
【知識管理工具:Confluence】
所謂知識管理,指的是透過建構知識系統,讓組織中的資訊與知識通過獲得、創造、分享、整合、記錄、存取、更新等過程,以累積龐大智慧資本。
而Confluence 是個強大的知識整合工具,在工作流程中,Confluence 的角色是資訊和資源資料庫,所有專案相關的細節與資源都可以在這裡找到,並且降低溝通成本與提升資訊對等的品質。
*共同協作
組內成員都可以在該工作群組中的文件上做討論以及文件共同編輯,並提供多種類型的文件版型,還可以將報告匯出,如 PDF、html 檔案等,讓團隊效率更佳提升。
*知識管理
於部門協作過程中所產生的各種資料檔案,包含研究報告、工作流程與規範培訓課程、銷售技巧 KM、產品分析報告等等,Confluence 都能協助將這些資訊進行彙整與歸納成為企業內部知識庫,實現真正的組織資源共享。
無論是傳統產業或是新創產業,身居管理職最具挑戰的,即是該如何將團隊節奏掌握於手中,使每個成員步調一致,眼光也看向同樣的目標願景。
尤其在全球疫情爆發,驅動各大企業朝「混合式辦公」模式邁進,當員工在遠端工作時,勢必會有存取公司資料、同步工作進度、協作會議等需求。因此善用以上這些建置於雲端的協同合作平台,讓員工打開電腦、連上網路就能處理工作,才能無縫接軌的確保團隊工作效率!
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